Promocja eventu – pigułka praktycznej wiedz

admin / Brak komentarzy

Jednym z wyzwań, które może spotkać na swojej drodze zawodowej marketingowiec jest promowanie różnego rodzaju eventów. Poprzez działania reklamowo – wizerunkowe masz przyciągnąć uwagę grupy docelowej i zdobyć jak największą liczbę zapisów na wydarzenie. Atrakcyjne przedstawienie targów, konferencji, warsztatów i każdej innej formy odpłatnego lub bezpłatnego spotkania wymaga prawidłowo przygotowanej strategii działania. To ona jest kluczem do marketingowego sukcesu. Zastanawiasz się co warto robić i czego unikać promując eventy? W poniższym artykule znajdziesz kilka sprawdzonych, praktycznych porad jakie warto wcielić w życie.

Plan – podstawa bez której nie ruszysz z miejsca

Zanim przejdziesz do podejmowania jakichkolwiek działań promocyjnych, najpierw nakreśl ścieżkę jaką będziesz podążać. Nakreśl odręcznie lub za pomocą programu komputerowego Excel bądź Word tabelkę. To ona będzie odzwierciedlała dni i tygodnie dzielące Ciebie i firmę od godziny zero. Ponumeruj tygodnie, podpisz dni w praktyce to działanie jest bardzo przydatne, choć wydaje się na samym początku dosyć błahe. Szybko docenisz pracę na kalendarzu, który pozwoli Ci trzymać rękę na pulsie. W ramach przygotowanej tabeli zamieść legendę, która pozwoli zrozumieć w jakich kanałach będą podejmowane działania marketingowe. Najlepiej skorzystaj z kolorów i różnymi barwami oznacz poszczególne media społecznościowe, wysyłki mailingowe, płatne reklamy Google Ads i Facebook Ads, a także działania podejmowane w ramach patronatów medialnych z innymi podmiotami zewnętrznymi. Dzięki temu zawsze będziesz wiedział, co musisz zrealizować w danym dniu i tygodniu. Poza tym Twój przełożony otrzymując taki plan wraz z legendą poczuje, że tym razem zawsze będzie wiedział na jakim etapie działań właśnie jesteś.

Co robić w pierwszych tygodniach?

Przygotuj dokładny research branży, w której będziesz promował event. Dzięki temu dobierzesz odpowiedni styl komunikacji, na który będzie reagować grupa docelowa. Dowiedz się, jak promowano wydarzenie podczas poprzednich edycji. Poproś o wszystkie do teraz dostępne materiały, śmiało możesz je wykorzystywać w pierwszym tygodniu działań. Jeżeli promujesz event od samego zera jako zupełnie świeże na rynku wydarzenie, koniecznie zadbaj o bardzo jasne przedstawienie jego idei w komunikacji. Działania marketingowe podejmowane wobec nieznanego eventu zawsze są trudniejsze do zrealizowania, ale na szczęście nadal realne. Pierwsze dni i tygodnie to czas na wspomnienia i prezentowanie brandu wydarzenia. Warto chwalić się liczbami, wskazywać na istotność eventu dla danej branży, kłaść nacisk na jego ogólną tematykę lub też np. event dla kobiet promować w na branżowych portalach dla kobiet. To teraz zakładasz klasyczne wydarzenie na Facebooku, bombardujesz Instastories ze wspominkami i wysyłasz pierwsze mailingi z zaproszeniami do byłych uczestników.

Działania w połowie czasu promocji

Im bliżej wydarzenia, tym więcej faktów powinno być znanych odbiorcom. Wejdź we współprace z grafikiem i stwórz tzw. formatki prezentujące prelegentów. Wskaż na znane w branży nazwiska i firmy, z których mogą pochodzić prowadzący. Zdradź szczegóły ich wystąpień prezentując tematy. Wskazuj, czego uczestnicy nauczą się z poszczególnych prelekcji i jak wiedza ta wpłynie na ich przyszłość. Włącz w podejmowaną promocję patronaty medialne. Bazując na wcześniejszej współpracy możesz bardzo szybko rozdmuchać promocję po sieci. Zdobywając zupełnie nowe kontakty troszcz się o zaoferowanie interesujących świadczeń oraz zwracaj szczególną uwagę na to, co patronaty mają robić dla Ciebie. Bardzo istotne jest tutaj pilnowanie realizacji założeń współpracy, ponieważ zapominalstwo często zdarza się mediom. Śmiało poproś o udostępnienie informacji na temat wydarzenia wszystkie osoby zaangażowane w jego prowadzenie. Działania promocyjne podejmowane przez kanały komunikacji samych prelegentów, sponsorów i partnerów mogą przynieść kolejnych uczestników.

Koniec promocji – zadbaj o szczegóły

Ujawniaj, jakie atrakcje przygotowano dla uczestników eventu. Im bliżej wydarzenia, tym bardziej podkreślaj jego wyjątkowość i fakt, że nikogo nie powinno na nim zabraknąć. Możesz przyciągnąć zainteresowanie okazyjnymi promocjami, które będą ograniczone w czasie. Tydzień przed eventem zacznij wielkie odliczanie, które będziesz komunikował w swoich mediach społecznościowych i mailingach. Na kilka dni przed wydarzeniem wyślij do uczestników, partnerów i patronatów medialnych maila z przypomnieniem o nadchodzącym evencie. W ten sposób zatroszczysz się o pełną salę.

Po evencie naucz się dziękować i przygotuj do kolejnego

Kiedy emocje opadną przejdź do podziękowań. Za pomocą maila lub social mediów możesz oficjalnie wyrazić słowa wdzięczności za wsparcie ze strony patronów, podziękowania za wystąpienia prelegentów i obecność uczestników. Warto tutaj postawić na intensywne działania we wszystkich możliwych kanałach, ponieważ to zwyczajne ,,dziękuje’’ może przekuć się w dalszą współprace przy następnej edycji. W ten sposób samodzielnie ułatwiasz sobie zadanie jej promocji za rok.

event, organizacja spotkania, promowanie eventu Opublikowano w: Blog